ちょっと待った!メールの返事を催促する前に読んでください

こんにちは。長谷川亜由美です。

もしいま、メールの返事を催促しようとしているなら、下記を読んでからにしてください!

催促する前に確認すべきことと、先方への確認方法についてご紹介しますね。

見積もり依頼のメール送ったのになぁ。

ぜんぜん返事こないけど・・・

まさか、シカト!?

いや、そんなわけないよね・・・・

でも、もう待てないし、ちょっと催促メールでもしてみようか。

はい!ちょっとまった!

間違っても、いきなり催促してはいけません。

まず、そのメール、本当に送信していますか?

そんなバカな、とお思いのあなた。

バカにしちゃぁいけません。

送っていないことだって、あるんですよ。

待ってるのに返事が来ない。

まずは、次の順で確認してみましょう。

1)本当に送信したか、確認する

実は送信したつもりになっていて、下書きのままになっていませんか?

送っているかもしれないけど、そのメールの送信先は、本当に正しいですか?

自分の思い込みということもあります。

まずは、本当に送信したか?を、確認です。

一番いいのは、送信するときに、BCCに自分のメールアドレスを入れておくこと。

そうすれば、自分にもメールが届きますので、送信したかどうかの確認が可能です。

2)相手のメールボックスで、迷惑メールになるような要因はないか、確認する

  • サイズの大きな(目安は2MB以上)添付ファイルを送っている
  • 件名を入れ忘れた、または件名が英語になっている
  • 機種依存文字や、半角カタカナなどを入力している

もし、宛先が正しくて、確実に送信していたとしても、上記のいずれかひとつでも該当する場合は、相手に届いていないかもしれません。

相手のメールサーバーでゴミ箱に届いたり、迷惑メールフォルダに届いている可能性も。

しかし、相手が受け取ったかどうかがわかる方法は、残念ながらないですね。

ここまで確認できてから、メールが届いているかどうか、先方に聞いてみましょう。

3)メールが届いているか、先方への聞き方

先方との関係性にもよりますが、私なら、電話しちゃうと思います。

「●月●日に送ったメールなんですけど、届いてますか?」と。

正直、これが一番てっとりばやいです。

とはいえ、電話できるほどの間柄ではないという場面もあるでしょう。

私でしたら、次のようなメールを送ります。

詳細は省略しますね。

いつもお世話になっております。
長谷川亜由美です。

●●の件について、●月●日にメールを送っておりますが、ご覧くださいましたでしょうか。

いつも素早くご返事くださるので、もしかして、お届けできていないのではないかと、心配になりました。

重複するかもしれませんが、念のため、以下に再掲いたします。

たいへん恐れ入りますが、ご覧のうえ、●日までにご回答くださいますでしょうか。

もし、すでにご返事いただいているようでしたら、私の見落としですので、お手数ですが再送していただけると助かります。

お忙しいところごめんどうおかけして恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

(と書いたうえで、この下に、前回送ったメールをコピーして貼り付けます)

メールを書くうえでのポイント

  • 返事はまだか?と、いきなり返事を催促しない
  • メールが届いているかどうか、心配なことを伝える

この2点が重要なポイントです。

返事が届いていないことで、あなたはいま、心配なのですよね。

心配な気持ちを伝えることは、失礼にはあたりません。

これなら「まだですか?」と、露骨に書かずにすみますよ。

このメールを送っても、それでもなお、ご返事がないようでしたら、電話をしてしまったほうがいいですね。

ずっと待ち続けて、大事な機会を逃すくらいなら、サクサク動きましょう。

4)返事がもらいやすいメールの書き方

では、先方にちゃんと届いていたにも関わらず、返事がもらえなかったケースでは、何を改善したらいいでしょうか。

  • 返事がほしいことを、率直に伝えたか?
  • いつまでに返事がほしいことを、明確に伝えたか?

返事がなかなか来ないとき、意外とこの2点ができていないケースが多いようです。

しかし、自分の都合なので「いついつまでに返事をください」というのも、これまた書きにくいものです。

そんなときは、こう書きましょう!

(前略)

お忙しいところ恐れ入りますが、●月●日までに、メールでご返事をいただくことは可能でしょうか。

お待ちしておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

「返事をください」ではなく「返事をいただくことは可能でしょうか?」と、たずねるのです。

人は、質問をされると、答えようとする生き物だから。

逆に、命令口調では、反発されるだけですよね。

これも関係性によると思いますが、いますぐ使えるテクニックですので、ぜひやってみてください。

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だからこそ、誰もが右往左往しながら、正解を知らないまま、なんとなく書いているものです。

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そして、行動をおこしてもらえるか。

この2つにつきます。