仕事ができそうな人に見えるメールの書き方
こんにちは。長谷川亜由美です。
仕事上でのメールの役割って、なんだと思いますか?
私が思う、メールで一番大事な役割は
正確な情報を伝達すること
です。
誤解なく、双方が共通認識を持つこと。
つまり、正確な情報を伝えることができないのであれば、メールする必要性すら薄れます。
正確に情報を伝達するには、いくつかのテクニックがありますが、書き手側にできるカンタンな方法のひとつは
用件を箇条書きにする
っていうことでしょうね。
伝えたい気持ちばかりが先走り、長文であれこれディテールを加えながら書くよりも、箇条書きで事実関係を簡潔に書いたほうが、よっぽど正確に伝わります。
正しく誤解なく伝えるためには、感情をとりはらい、事実関係だけを書くこと。
しかも短文で。
なぜなら、感情を交えた長文って、ビジネスにはあまり必要ではないし
わかりにくい文章って、読むだけで脳が拒否しちゃうんですよね。
有名な言葉でいうと、脳がNO! というんです。
「何が書いてあるのか、ちっともわからない!」
と思われるようなメール、やめましょう。
相手の時間もムダに奪いますし、誤解が生じると、その誤解を解くための時間も必要になってしまいます。
仕事ができる人って、メールのやりとりの回数が少ないんですよね。
心当たりのある方は、ぜひ、箇条書きをおためしください。
仕事ができそうな人に見えること、間違いなしです。
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